Wie implementiere ich ein Tax Compliance Management System?
Ein Tax Compliance Management System zu etablieren, ist gar nicht so kompliziert. Gerne implementieren wir auch in Ihrem Unternehmen ein Tax CMS.
In vier Schritten zum Tax CMS
Lohnsteuer
Lohnsteuer
Die Lohnsteuer wird häufig „als durchlaufender Posten“ gesehen. Sind regelmäßige Lohn- und Gehaltszahlungen steuerlich eher unkritisch, führen Sachzuwendungen an Mitarbeiter oder Dritte, wie beispielsweise Kunden, aufgrund der Fehleranfälligkeit sehr häufig zu Rückfragen der Steuerbehörden. Um hier auf Nummer sicher zu gehen, können Sie ein Tax CMS auch zur korrekten Buchung von Betriebsveranstaltungen oder Arbeitnehmerbewirtungen nutzen. Zudem unterstützt es Sie dabei, Firmenwagen korrekt zu versteuern und Fahrtenbücher ordnungsgemäß zu führen.
Umsatzsteuer
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer zählt in Deutschland zu den aufkommensstärksten Steuerarten. Häufig führen Fehler in der Deklaration, falsche Beurteilung eines vorliegenden Sachverhalts, das Nichtbeachten von Formalien etc. zu ärgerlichen Nachzahlungen bei Betriebs- und Umsatzsteuersonderprüfungen. Mithilfe eines Tax Compliance Management Systems behalten Sie hier stets den Überblick. Es unterstützt Sie außerdem auch bei der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Eingangsrechnungen sowie der korrekten Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens, bei dem der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet.
Massendaten
Massendaten
Eine ordnungsgemäße Buchhaltung erfordert, dass jede Transaktion einzeln in der Buchhaltung erfasst und jede Zahlung der entsprechenden Rechnung zugeordnet wird. Diese Anforderung bedeutet für Unternehmer, dass tausende von Rechnungen den entsprechenden Zahlungen aus den unterschiedlichen Zahlsystemen zugeordnet werden müssen. Dieses ist manuell kaum möglich, da es unzählige Schnittstellen gibt. Dabei müssen fehlende Daten, Inkonsistenzen in den Datenbeständen, Änderungen in Datenformaten und viele weitere Unwägbarkeiten bewältigt werden. Auch dies ist ein Fall für die Implementierung eines Tax CMS – damit Sie nicht den Überblick verlieren.
Verrechnungspreise
Verrechnungspreise
Verrechnungspreise sind nicht nur wichtige Steuerungsgrößen für international agierende Unternehmen, sondern haben immer auch steuerliche Auswirkungen. Dennoch werden die zu verrechnenden Preise häufig aus Controlling- und weniger aus Steuersicht definiert, was die Fehleranfälligkeit erhöht. Außerdem ist das Thema mit vielen Dokumentationspflichten verknüpft, die häufig nicht ordnungsgemäß befolgt werden. Auch hier kann ein Tax Compliance Management System zum Einsatz kommen und Sie bei der korrekten Dokumentation unterstützen.
GoBD
GoBD
Seit 2014 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hierbei handelt es sich um ein Compliance-Thema, bei dem Sie ebenfalls auf ein Tax CMS setzen können. Durch die Implementierung gelingt es Ihnen, Buchführungs- und Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten, Datensicherheit im Belegwesen zu erlangen und eine saubere Archivierung der Unterlagen zu gewährleisten.
- Umsatzsteuer-Quick Check
- GoBD-Check
- Massendatenanalysen
- IT-Systeme
Review
Ergebnisbericht und Optimierungsansätze
Tax Compliance
Richtlinie
- Aufgabenfelder
- Workflows
- Rollen
Profitieren Sie von unseren individuellen Packages zur Implementierung eines Tax Compliance Management Systems.
/ Full Scope-Ansatz
Dieses Package beinhaltet die komplette Implementierung eines Tax CMS sowie die weitere Überwachung durch Mitarbeiter der dhpg. Diese Variante ist vor allem dann sinnvoll, wenn keine personellen Ressourcen in Ihrem Unternehmen bereitgestellt werden können. Gerne sind wir an dieser Stelle Ihr verlässlicher Partner.
/ Review-Ansatz
Diese Variante wird personell vorwiegend vom Unternehmen getragen, d.h. die Implementierung und Erstellung der Verfahrensdokumentation läuft in Eigenregie. Die Experten der dhpg unterstützen punktuell im Rahmen der Implementierung und stehen gerne beratend zur Verfügung.
/ Coaching
Gerne schulen wir Ihre für dieses Projekt ausgewählten Mitarbeiter und stehen Ihnen als Partner für Rückfragen zur Etablierung eines Tax CMS zur Verfügung.
Sie wünschen individuelle Beratung? Gerne stehen Ihnen unsere Tax Compliance-Experten zur Verfügung. Fordern Sie gerne auch unseren Flyer zum Thema Tax Compliance an. Nutzen Sie hierfür das unten stehende Formular.
Aktuelles zum Thema Tax Compliance
B
Base Erosion and Profit Shifting
2015 veröffentlichte die OECD 15 Maßnahmen gegen Gewinnkürzungen und Gewinnverlagerungen, das sogenannte Base Erosion and Profit Shifting, kurz
BEPS. Ziel ist das Vorgehen gegen schädlichen Steuerwettbewerb sowie aggressive Steuergestaltungen international tätiger Unternehmen, die durch unzureichend aufeinander abgestimmte Steuerrechtssysteme der einzelnen Länder ermöglicht werden. So sollen beispielsweise Steuerschlupflöcher für multinational agierende Unternehmen gestopft werden, die kleineren Unternehmen nicht zur Verfügung stehen. Die Ergebnisse des
BEPS-Aktionsplans sind in den vergangenen Jahren bereits in vielen Ländern gesetzlich umgesetzt worden.
BEPS
s.
Base Erosion and Profit ShiftingBerichtigung von Steuererklärungen
Stellt sich nachträglich heraus, dass eine beim Finanzamt eingereichte Steuererklärung unrichtig ist, muss diese korrigiert werden. Die Abgrenzung zwischen einer einfachen Berichtigung (zur Korrektur eines Fehlers) und einer strafbefreienden Selbstanzeige (zur „Heilung“ einer Steuerhinterziehung) sind oftmals fließend. Wenn das Unternehmen ein funktionsfähiges innerbetriebliches Kontrollsystem zur Befolgung aller steuerlichen Pflichten (Tax
Compliance Management System) eingerichtet hat, wertet die Finanzverwaltung dies als Indiz gegen das Vorliegen von Vorsatz bzw. grober Fahrlässigkeit. Strafrechtliche Konsequenzen lassen sich damit vermeiden.
Betriebsprüfung
Betriebsprüfung oder steuerliche Außenprüfung bezeichnet die Kontrolle der steuerlichen Verhältnisse und der Buchhaltung eines Betriebs durch das Finanzamt. Sämtliche Steuerarten können einer Betriebsprüfung unterliegen; die Umsatzsteuer und die Lohnsteuer können beispielsweise Gegenstand spezieller Prüfungen sein. Die Vorbereitung auf und das Management von steuerlichen Prüfungen gehört zu den zentralen Elementen eines Tax
Compliance Management Systems.
C
Compliance
Unter dem Begriff Compliance versteht man die Aufforderung an Unternehmen, Regelungen und Richtlinien einzuhalten und sich gesetzeskonform zu verhalten. Darunter können auch unternehmenseigene ethische Standards fallen. Alle Regeln sowie die damit einhergehenden Einstellungen und Verhaltensweisen müssen von der Unternehmensleitung an die Mitarbeiter kommuniziert und von ihnen eingehalten werden. Werden diese Regelungen vom Unternehmen nicht eingehalten, drohen Strafen und es kann zu einem Ordnungswidrigkeitsverfahren kommen.
Country-by-Country-Reporting
Seit 2016 ist die Pflicht zur Erstellung und Mitteilung von länderbezogenen Berichten – das sogenannte Country-by-Country-Reporting, kurz CbCR – im deutschen Steuerrecht verankert. Das CbCR ist ein Ergebnis der
BEPS-Initiative der OECD. Ein solches Reporting müssen alle inländischen Gesellschaften vorlegen, die einen Konzernabschluss aufstellen oder in einen solchen einbezogen sind, der mindestens ein ausländisches Unternehmen umfasst. Zudem müssen die konsolidierten Umsätze des Vorjahres mindestens bei 750 Mio. € liegen. Ziel des CbCR ist es, der Steuerverwaltung eine standardisierte länderbezogene Berichterstattung darüber zu liefern, wo Umsätze und Gewinne erzielt, Mitarbeiter beschäftigt und Steuern gezahlt werden.
D
Datenanalyse
Ein effizientes Datenmanagement ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Dies gilt auch im Bereich der Steuern. Mithilfe eines Tax
Compliance Management Systems können Sie eine Vielzahl von Daten nach unterschiedlichen Kriterien filtern und für steuerliche Zwecke analysieren (z. B. für Zwecke der Umsatzsteuer, der Lohnsteuer und der Dokumentation von Verrechnungspreisen). Dies trägt zur Abstimmung der Steuerstrategie bei und zahlt letztendlich auf die Erreichung der Unternehmensziele ein. Zudem unterstützt Sie ein Tax CMS dabei, in kürzester Zeit alle relevanten Daten für wichtige Meetings oder etwa Außenprüfungen bereitzustellen.
E
ERP-System
Die Abkürzung „ERP“ steht für „Enterprise-Ressource-Planning“ und bezeichnet Software zur Ressourcenplanung eines Unternehmens in einer zentralen Datenbank. Hier werden sämtliche Geschäftsprozesse des Unternehmens verarbeitet und gespeichert, z.B. Einkauf, Logistik, Produktion, Controlling, Marketing, Vertrieb, sodass die Planung der Prozesse abteilungsübergreifend möglich ist. Auch im Bereich der Steuern kann dies ein nützliches Tool sein, da hier zentral alle relevanten Informationen eingepflegt werden können, die für die ordnungsgemäße Buchhaltung sowie Abführung von Steuern notwendig sind. Ein Tax
Compliance Management System greift regelmäßig auf eine Vielzahl von Daten aus dem ERP-System zu.
G
GoBD
Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Am 14.11.2014 wurden diese Anforderungen an IT-gestützte Systeme mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums formuliert und festgelegt. Diese Regelungen betreffen Aufzeichnungen aller Art bezüglich steuerrelevanter Daten. Zwischenzeitlich wird die Einhaltung der GoBD in vielen Betriebsprüfungen kontrolliert, z. B. durch Anforderung einer Verfahrensdokumentation. Ein effektives Tax
Compliance Management Systems muss auch dafür Sorge tragen, dass das Unternehmen die GoBD erfüllt.
H
Haftung
Die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens (z. B. Geschäftsführer, Vorstände) tragen die Verantwortung dafür, dass das Unternehmen seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt und keine Verbote verletzt. Kommt es doch zu Gesetzesverstößen, können die gesetzlichen Vertreter hierfür zur Verantwortung gezogen werden. So richtet sich der Vorwurf der Hinterziehung betrieblicher Steuern immer gegen den jeweiligen Geschäftsführer bzw. Vorstand, der eine falsche Steuererklärung abgegeben oder Steuern nicht ordnungsgemäß entrichtet hat. Ein Tax
Compliance Management System ist ein wichtiges Instrument, um steuerliche Haftungsrisiken zu reduzieren.
I
IKS
s.
Internes KontrollsystemInternes Kontrollsystem
Ein internes Kontrollsystem besteht aus systematisch gestalteten technischen und organisatorischen Maßnahmen im Unternehmen zum Einhalten von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden. Ein solches Kontrollsystem betrifft regelmäßig sämtliche Unternehmensbereiche. Der Teilbereich des
IKS, der auf die Einhaltung aller steuerlichen Pflichten gerichtet ist, wird auch als Tax
Compliance Management System bezeichnet. Nach der Interpretation der Finanzverwaltung kann ein funktionierendes Steuer-
IKS Unternehmen und ihre Organe im Fall von Fehlern in einer Steuererklärung vor strafrechtlicher Verfolgung schützen
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